Lo Sportello Digitale è un portale web che consente all'Ordine Territoriale di ricevere dati e documenti dai propri iscritti (e non solo), automatizzare alcuni processi di back-office e di validare i documenti ricevuti. Per maggiori dettagli consulta lo schema di funzionamento.

Lo Sportello Digitale deve essere considerato un tassello di tante funzioni e strumenti che consentono all'Ordine di automatizzare determinati processi, spesso ripetitivi e lunghi.

Di seguito l'elenco degli strumenti coinvolti:

• Registri: contengono l'elenco dei soggetti per i quali gestire i dati e documenti che sono stati richiesti o che comunque sono stati trasmessi spontaneamente dal soggetto stesso. Queste le funzioni principali:
  • Per ogni registro sarà possibile sapere i soggetti presenti
  • Gestire la validazione dei dati e documenti associati ad ogni soggetto (per validazione si intende la verifica e quindi la marcatura con un esito)
  • Avere l'elenco dei soggetti che non hanno effettuato nessun caricamento, questo può essere utile per effettuare solleciti (via email o PEC))
  (per maggiori informazioni clicca qui)
• Sportello Digitale: portale web che consente di:
  • Richiedere ai propri iscritti il caricamento di dati e documenti
  • Ai propri iscritti o a soggetti terzi effettuare le richieste spontanee all'Ordine
• Gestione documenti: questo pannello consente di effettuare molte operazioni in maniera massiva:
  • Scaricamento di tutte le trasmissioni dei documenti inviati dai soggetti tramite PEC preposta
  • Protocollazione massiva dei dati e documenti ricevuti
  • Assegnazione massiva dei dati e documenti ai rispettivi registri
  (per maggiori informazioni clicca qui)

Per attivare lo Sportello Digitale è necessario prima di tutto richiedere l'attivazione del modulo, quindi è necessario:

• Capire quali servizi si intende rendere disponibili nello Sportello Digitale (es: richiesta iscrizione, cancellazione, richiesta tesserino, ecc)
• Recuperare i modelli da utilizzare per i servizi individuati
• Capire quali richieste (es: non incompatibilità, assicurazione, ecc) si ha intenzione di gestire
• Individuazione del registro di protocollazione da utilizzare per il servizio (di solito il registro di protocollazione ordinario)

Prima di procedere, se hai ancora dubbi, prova a consultare la sezione domande e risposte

Effettuate le operazioni preparatorie (che potranno essere svolte con l'ausilio del nostro personale tecnico), sarà possibile avviare la configurazioe del servizio, con i seguenti passaggi:

1. Configurazione generale: indicando il registro di protocollazione, la PEC ove verranno ricevute le trasmissioni, e altri parametri secondari
2. Modelli di protocollazione: al fine di automatizzare la protocollazione sarà necessario definire i modelli di protocollazione per ogni registro utile per la gestione dei documenti ricevuti
3. Registri: creare 1 registro per ogni canale di trasmissione si intende mettere a disposizione

Effettuati i passaggi sopra indicati, sarà necessario sincronizzare tutti i registri creati.

E' importate indicare nel sito istituzionale dell'Ordine il link allo Sportello Digitale e rimuovere la vecchia modulistica

Come detto lo Sportello Digitale coinvolge vari settori: la protocollazione, la gestione dei documenti ricevuti, ecc, è quindi molto importante coordinare tutto il personale addetto a tali mansioni al fine di ottimizzare le procedure interne.