La Gestione dei Documenti fa parte del servizio Sportello Digitale, in particolare consente di scaricare, protocollare e assegnare i documenti ricevuti tramite PEC.

Proprio per la natura del lavoro svolto dal pannello le funzionalità sono rivolte al personale di segreteria incaricato della protocollazione, il quale necessiterà delle opportune autorizzazioni di scrittura nel protocollo.

Utilizzando la protocollazione massiva si raccomanda di coordinare tutto il personale addetto alla protocollazione, per evitare sovrapposizioni in fase di protocollazione.

Inoltre sarà necessario l'accesso in scrittura nei registri dei documenti per l'assegnazione dei documenti.

Per poter scaricare le PEC è necessaria una prima configurazione dei parametri necessari.

Dal pannello di gestione dei documenti è possibile scaricare i messaggi PEC ricevuti dal servizio "Sportello Digitale". Questo consentirà all'operatore, successivamente allo scaricamento, di protocollare e assegnare tali dati.

Per avviare il processo di scaricamento cliccare sul pulsante "Scarica PEC", al termine tutti i messaggi verranno pre-protocollati secondo uno specifico modello di protocollazione.

E' possibile, cliccando su "Protocolla e assegna", avviare il processo di protocollazione massiva e assegnatura dei documenti nei vari registri

L'elenco degli elementi da elaborare tornerà così vuoto. Tutti gli elementi elaborati sono consultabili nella visualizzazione "Elaborati".

E' possibile ripetere tutto il procedumento più volte al giorno, scaricando le email e avviando la protocollazione e assegnazione.

A questo punto il lavoro è terminato, è possibile gestire i documenti ricevuti nell'apposito registro, per i dettagli sulla gestione dei registri cliccare qui

Di seguito la finestra di gestione dei documenti:

I pulsanti nel raggruppamento "Visualizza" consentono di accedere ai vari elenchi:

• Da elaborare: elenco di tutti i documenti ancora da elaborare, questi documenti sono quelli che verranno protocollati e assegnati ai rispettivi registri
• Eleborati: elenco di tutti i documenti già elaborati
• Cestino: elenco di tutti i documenti da non elaborare, questi documenti non verranno presi in considerazione per la protocollazione e non verranno assegnati a nessun registro
• Anno: indica l'anno di visualizzazione, relativazione allo scaricamento dei documenti

I pulsanti nel raggruppamento "Azioni" consentono effettuare le operazioni massive, in particolare:

• Aggiorna: ricarica l'elenco dei documenti per la visualizzazione corrente
• Scarica posta: tutti i messaggi di posta (non ancora presi in carico) vengono scaricati
• Protocolla e assegna: avvia la procedura massiva di protocollazione e assegnazione per tutti i documenti presenti nell'elenco "Da eleborare"

I pulsanti nel raggruppamento "Altro" sono funzionalità di servizio quali:

• Configura: da utilizzare in fase iniziale per la configurazione dei parametri di gestione dei documenti e della posta da scaricare
• Guida: con questo pulsante si accede a questa guida

Dato che il pannello di gestione dei documenti consente la protocollazione massiva del materiale scaricato, è caldamente consigliato coordinarsi con tutto il personale addetto alla protocollazione per stabilire l'iter di protocollazione ed avviare la protocollazione massiva quando nessun altro sta protocollando, per evitare di accavallare i processi di protocollazione.

D: Qual'è lo scopo di questo pannello di gestione dei documenti?

R: Lo scopo è quello di consentire lo scaricamento massivo e la relativa protocollazione massiva delle PEC in arrivo (prevalentamente dal circuito dello Sportello Digitale)

D: Quante volte devo consultare questa finestra di gestione dei documenti?

R: L'approccio è quello utilizzato con il controllo della casella PEC, quindi si consiglia di consultare e scaricare la posta quotidianamente anche più volte al giorno; raccomandiamo di scaricare infine la posta e di procedere alla protocollazione al termine dell'orario lavorativo

D: Cosa significa "assegnazione" dei documenti?

R: I documenti scaricare dalla PEC possono proveniere dallo Sportello Digitale, quindi la procedura che avviane constestualmente alla protocollazione, salva una copia dei dati e documenti ricevuti nel relativo registro

D: Una volta che i documenti sono stati assegnati cosa devo fare?

R: Il personale addetto alla verifica di tali documenti dovrà aprire il registro preposto (per maggiori informazioni sui registri clicca qui) per la verifica necessaria