Questa guida si riferisce alla nuova versione dei registri, utili per la gestione e verifica dei documenti ricevuti dallo Sportello Digitale

Per accedere ai registri, cliccare sulla voce Registri nella barra laterale dei pulsanti, quindi cliccare su Registri documenti

Importante: ogni registro dedicato allo Sportello Digitale avrà validità annuale, in particolare i registri preposti per le richieste spostanee dovranno essere nuovamente creati prima dell'inizio dell'ano di competenza. Per tale necessatà è presente l'apposita funzione per creare massivamnete tutti i registri, a partire da quelli precedenti.

Per creare un nuovo registro, clicca su Nuovo, comparirà la finestra per l'inserimento dei dati, procedere come di seguito descritto:

• Tipo registro: da questo elenco seleziona il tipo di registro desiderato (al momento è disponibile solo il tipo "Requisiti iscrizione")
• Nome: inserire il nome da attribuire al registro (ad uso interno)
• Descrizione: se necessario inserire la descrizione (ad uso interno)
• Stato: lo stato può essere "Aperto", per i registri attivi oppure "Chiuso", per i registri non più utilizzati
• Modalità: indica la modalità di gestione di più pratiche per lo stesso soggetto
• Anno compentenza: indica l'anno per il quale verranno gestiti i documenti, terminato l'anno di competenza sarà necessario creare un nuovo registro se si vorranno gestire documenti per il medesimo scopo per altro anno
• Pannello registri: nel pannello registri è possibile inserire o caricare i nominativi dei soggetti assegnatari delle singole registrazini. Se il registro è stato creato con lo scopo di richiedere un documento/dati tramite lo sportello digitale, ad ogni inserimento corrisponde una richiesta
• Pubblicazione web: in questo pannello è possibile indicare se il registro dovrà essere pubblicato su web (quindi nello sportello digitale), tramite i parametri della richiesta è possibile specificare le modalità della richiesta stessa

Da questo pannello è possibile aggiungere le registrizioni relative ad un soggetto. La registrazione rappresenta la pratica che verrà gestita per il soggetto, alla quale potranno essere aggiunti dati o documenti. Per ogni pratica sarà in seguito possibile determinare uno stato ed un esito.

Ogni pratica inizialmente contiene solo il nome del soggetto, i documenti potranno essere inseriti manualmente, oppure verranno assegnati al momento della ricezione dalla sportello digitale, tramite la Gestione Documenti.

Premere il pulsante Aggiungi per aggiunre un soggetto e la relativa registrazione.

Con il pulsante Carica ... è possibile effettuare un operazione massiva di caricamento dei soggetti per i quali creare la relativa pratica. Con questo sistema il caricamento massivo è possibile anche da un filtro o gruppo di soggetti

Le registrazioni visualizzate in prima battuta sono sempre quelle "In corso", cambiando lo stato è possibile visualizzare anche registrazioni "Adempiute" e "Archiviate"

Di solito una pratica/registrazione si dichiara "Adempiuta" quando è stata sottoposta a verifica (di solito con esito positivo) e non si intende aprire una nuova pratica per lo stesso soggetto

Di solito una pratica/registrazione si dichiara "Archiviata" quando è stata sottoposta a verifica (di solito con esito negativo) ma si intende aprire una nuova pratica per lo stesso soggetto

In questa sezione è possibile decidere se pubblicare o meno il registro. Se un registro non viene pubblicato, si intende di uso interno. Se invece viene pubblicato, si rende visibile tale registro come punto di ingresso per lo Sportello Digitale

In quest'ultimo caso possiamo avere 2 modalità:

• Richiesta caricamento dati/documenti: viene richiesto, da parte dell'Ordine, il caricamento di dati e documenti ad un elenco di soggetti specifico (quelli caricati nel pannello registrazioni). E' possibile creare più registri di richieste, tutte le richieste verranno visualizzate nell'area riservata del soggetto interessato.
• Caricamento spontaneo dati/documenti: viene creato un canale di caricamento spontaneo, consetendo agli iscritti, ma anche ad un soggetto terzo, di inviare all'Ordine dati e documenti, secondo le modalità impostate. E' possibile creare uno o più canali di carimento secondo le esigenze.

La prima modalità può essere utilizzata ad esempio per la raccolta dei dati e documenti relativa alla non sussistenza di incompatiblità, oppure relativa ai dati dell'assicurazione, ecc.

La seconda modalità può essere utilizzata per aprire più canali di caricamento spontaneo dei dati e documenti riguardanti ad esempio: richiesta di iscrizione, trasferimento, cancellazione, sigillo, pec, ecc

Premendo il pulsante relativo alla voce Parametri richiesta è possibile creare o modificare i parametri necessari e specificare le modalità operative di richiesta: a chi è rivolta la richiesta, quali sono le modalità, ecc.

Nel pannello Richiesta è possibile indicare:

Richiesta:

• Nome: indica il nome che verrà attribuito alla richiesta o canale di caricamento
• Descrizione: breve descrizione della richiesta o del canale di caricamento
• Raggruppamento: Nome del raggruppamento ove verrà posizionato questa richiesta sullo Sportello Digitale (solo se la richiesta non è rivolta a specifici soggetti)
• Posizione: indica la posizione (a valore più piccolo si intende posizione più in alto) nell'elenco delle richieste o canale di caricamento. La posizione poù essere gestita più agevolmente tramite l'aposito pannello di gestione dello Sportello Digitale
• Codice registro: codice univoco utilizzato per indentificare, in maniera univoca, il canale sullo Sportello Digitale

Limiti e scadenza:

• Solo membri del registro: spuntando la voce si indica al sistema che la richiesta verrà effettuata solo ai soggetti caricati nel registro, in caso contrario si intende che il registro rappresenterà un canale per il caricamento spontaneo dei dati e documenti
• Tipi soggetti: la tipologia dei soggetti ai quali è rivolta la richiesta / è consentito il caricamento spontaneo
• Contemporaneità: spuntando questa voce si consente, al richiedente, di effettuate una nuova richiesta, senza attendere l'esito della precedente
• Data ora scadenza: indica la data e ora di scadenza, oltre la quale il caricamento non sarà più possibile essere effettuato
• Giorni avviso: indica i giorni, prima della scadenza, nei quali il soggetto verrà avvisato della richiesta di caricamento
• Dimensione massima file: indica la dimensione massima dei singoli file durante la procedura di caricamento

Nel pannello Modalità è possibile indicare quelli che sono i dettagli della richiesta:

• Modalità: indica come deve essere effetuato il caricamento sul portale web:
  • File modello: tramite scaricamento del file modello (di solito pdf), il sistema poi richiderà al richidente di caricare il file modello compilato
  • Solo caricamento file: verrà richiesto al richidente di caricare il file
  • Web form: l'utente dovrà compilare i campi messi a disposizione dell'apposito webform
  • Testo html: al richiedente verrà visualizzato un test con le istruzioni ed gli eventuali link per espletare la richiesta. Questa modalità non è tracciata, non prevede trasmissioni, protocollazione nè creazione delle registrazioni
• Testo iniziale: breve testo, presentato all'inzio della procedura di caricamento, dovrebbe indicare quali dati e documento sono necessari prima di procedere.
• Testo finale: breve testo che verrà visualizzato al termine della procedura di caricamento, dovrebbe indicare i tempi e/o modalità di validazione dei documenti presentati
• Firma digitale: indica se i dati e documenti caricati dovranno essere firmati digitalmente in modo obbligatorio, facoltativo o non è necessaria la firma digitale
• File privacy: è possibile trascinare o caricare (tasto destro del mouse) il file pdf contenente la privacy che il soggetto dovrà accettare prima di procedere al caricamento dei dati e documenti

Nel pannello Specifiche modalità è possibile indicare i dettagli della richiesta:

(le opzioni possono cambiare in funzione della modalità scelta nei parametri)

Web form (compare solo se, nei parametri, la modalità scelta è Web Form):

• Web ID form: funzione ancora non supportata, in fase di sviluppo

File Allegato:

• File allegato: indica se il caricamento dell'allegato è obbligatorio, facoltativo o non necessario. Per allegato si intende quel documento oltre quello pricipale, es: il documento di identità, ecc
• Descrizione file allegato:: In questa casella di testo è possibile indicare lo scopo del file aggiuntivo che l'utente deve/può caricare
• File consentiti: Elenco delle estensioni dei file consentiti, separati dal ; (esempio: .pdf;.docx)

Testo html

• E' necessario inserire il testo e gli eventuali link, trami l'apposito editor html

Nel pannello Altro sono indicati i parametri tecnici per la configurazione del servizio. Modificare solo se necessario, nella maggior parte dei casi i valori presenti sono già correttamente impostati.

Questo pannello è consultabile solo se abilitata la visualizzazione

• Indirizzo email (A): indica l'indirizzo email della PEC che verrà utilizzato dallo Sportello Digitale per l'invio dei dati e documenti caricati
• Indirizzo email (CC): indica l'indirizzo email secondario che verrà utilizzato dallo Sportello Digitale per l'invio dei dati e documenti caricati

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